Almennt
Í persónuverndarstefnu þessari er því lýst hvernig Sjálfsbjörg vinnur með persónuupplýsingar einstaklinga. Öll vinnsla samtakanna á persónuupplýsingum fer fram á grundvelli laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga („persónuverndarlög“).
Með persónuupplýsingum er átt við allar upplýsingar sem hægt er að rekja til tiltekins einstaklings. Hér má nefna upplýsingar á borð við nafn, kennitölu, heimilisfang, símanúmer, netfang, myndefni, netauðkenni, samskipti og fleira. Í 2. tl. 3. gr. persónuverndarlaga má finna nánari útlistun á því hvað fellur undir hugtakið „persónuupplýsingar“.
Með vinnslu á persónuupplýsingum er átt við aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar. Sem dæmi um vinnslu á persónuupplýsingum má nefna söfnun þeirra, skráningu, varðveislu, breytingu, miðlun, notkun, skoðun og fleira. Í 4. tl. 3. gr. persónuverndarlaga er nánar útskýrt hvað fellur undir hugtakið „vinnsla“.
Ábyrgðaraðili
Ábyrgðaraðili að vinnslu persónuupplýsinga er sá aðili sem ákveður tilgang og aðferðir við vinnsluna, sbr. 6. tl. 3. gr. persónuverndarlaga. Sjálfsbjörg er í hlutverki ábyrgðaraðila þegar kemur að vinnslu persónuupplýsinga um einstaklinga sem persónuverndarstefna þessi tekur til.
Samskiptaupplýsingar Sjálfsbjargar:
Hvenær vinnur Sjálfsbjörg með persónuupplýsingar?
Þegar við tökum á móti félagatali
Félög sem eiga aðild að Sjálfsbjörg skila á hverju ári uppfærðu félagatali til samtakanna. Ársgjald félaganna til Sjálfsbjargar er ákveðin upphæð á hvern félaga. Sjálfsbjörg vinnur því með þær upplýsingar í þeim tilgangi að ganga úr skugga um að greiðslur til samtakanna séu réttar. Heimild til vinnslunnar byggir á 6. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.
Þegar þú gerist félagi í Sjálfsbjörg
Aðild einstaklinga af svæðum þar sem ekkert aðildarfélag er starfrækt er heimil og gerast einstaklingar þá beinir félagar í Sjálfsbjörg. Er Sjálfsbjörg þá jafnframt nauðsynlegt að halda utan um og vinna með upplýsingar um meðlimi samtakanna í tengslum við rekstur þeirra. Heimild til vinnslunnar byggir á 6. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.
Þegar þú leigir fjölskylduhúsið okkar
Félögum í aðildarfélögum Sjálfsbjargar stendur til boða að leigja fjölskylduhús samtakanna. Óski félagi eftir að fá húsið er nauðsynlegt fyrir Sjálfsbjörg að vinna með persónuupplýsingar viðkomandi í þeim tilgangi að leigja honum það. Heimild til vinnslunnar byggir á 2. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.
Þegar þú leigir íbúð af okkur
Sjálfsbjörg leigir út íbúðir og gerir leigusamninga við leigjendur sem innihalda persónuupplýsingar. Tilgangur þess er að stofna til samningssambands og efna þær skuldbindingar sem stofnað er til í samræmi við efni samningsins. Heimild til vinnslunnar byggir á 2. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.
Þegar þú gerist Hollvinur
Einstaklingar sem vilja styðja við starfsemi Sjálfsbjargar geta gerst Hollvinir og greitt mánaðarlegt framlag. Vinna samtökin þá með persónuupplýsingar í þeim tilgangi að innheimta þá fjárhæð sem Hollvinur hefur ákveðið að styrkja samtökin um. Heimild til vinnslunnar byggir á 2. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.
Þegar þú tekur þátt í happdrætti
Sjálfsbjörg vinnur með persónuupplýsingar einstaklinga sem taka þátt í happdrætti samtakanna. Er tilgangur þess að gera viðkomandi kleift að taka þátt og draga út sigurvegara. Heimild til vinnslunnar byggir á 1. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.
Þegar þú leigir hjálpartæki
Hjálpartækjaleiga Sjálfsbjargar leigir út ýmsan búnað til að gera fólki kleift að fara ferða sinna til lengri eða skemmri tíma. Þegar einstaklingur leigir tæki er nauðsynlegt fyrir Sjálfsbjörg að vinna með persónuupplýsingar í þeim tilgangi að afhenda það og innheimta rétta fjárhæð fyrir. Heimild til vinnslunnar byggir á 2. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.
Þegar þú kaupir vöru í gegnum netverslun
Sjálfsbjörg rekur netverslun þar sem einstaklingar geta keypt vörur. Nauðsynlegt er fyrir Sjálfsbjörg að vinna með persónuupplýsingar í þeim tilgangi að geta afhent vöruna á réttum stað og á réttum tíma. Heimild til vinnslunnar byggir á 2. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.
Reikningagerð
Nauðsynlegt er fyrir Sjálfsbjörg að útbúa reikninga og varðveita bókhaldsskyld gögn í þeim tilgangi að uppfylla lagaskyldu samkvæmt lögum nr. 145/1994 um bókhald. Heimild til vinnslunnar byggir á 3. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.
Þegar þú skráir þig á póstlista
Þeir sem vilja fá fréttir af starfseminni geta skráð sig á póstlistann okkar með því að gefa upp netfangið sitt. Heimild til vinnslunnar byggir þá á 1. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.
Þegar þú sendir okkur tölvupóst eða hefur samband í gegnum heimasíðu
Einstaklingar geta sent Sjálfsbjörg fyrirspurn í tölvupósti eða haft samband í gegnum heimasíðu samtakanna. Heimild til vinnslunnar byggir á tilganginum með fyrirspurn hverju sinni en almennt byggir hún á 1. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.
Þegar þú notar heimasíðuna okkar
Vefkökur eru litlar textaskrár sem geymdar eru á tölvunni þinni eða í öðrum snjalltækjum þegar þú heimsækir vefsíðu. Sjálfsbjörg notar eftirfarandi vefkökur:
Nauðsynlegar vefkökur. Þessar vefkökur eru nauðsynlegar svo heimasíðan okkar virki með eðlilegum hætti. Heimild til þessa byggir á 6. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.
Aðgangur þriðja aðila
Sjálfsbjörg notar upplýsingatæknikerfi sem auðvelda skráningu, utanumhald og miðlun á upplýsingum. Þjónustuaðilar kunna að hafa aðgang að persónuupplýsingum í tengslum við þjónustu þeirra við kerfin. Þá kunna verktakar, sem taka að sér ákveðin verk, einnig að hafa aðgang að upplýsingum. Í þessum tilvikum er trúnaðarsamkomulag gert við viðkomandi sem kveður á um skyldu hans til að gæta fyllsta trúnaðar, tryggja öryggi og fara eingöngu með persónuupplýsingar í samræmi við fyrirmæli Sjálfsbjargar.
Að öðru leyti fær þriðji aðili ekki aðgang að persónuupplýsingum nema skylt sé að veita slíkan aðgang á grundvelli laga.
Öryggi persónuupplýsinga
Sjálfsbjörg hefur gert öryggisráðstafanir og einsett sér að tryggja trúnað, áreiðanleika og tiltækileika persónuupplýsinga í hvívetna. Aðgangsstýringar eru að kerfum og húsnæði stofnunarinnar. Jafnframt fá starfsmenn reglulega þjálfun og fræðslu um hvernig gæta skuli að öryggi persónuupplýsinga. Öryggisráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær breytist, glatist, verði birtar eða aðgangur veittur að þeim í leyfisleysi.
Varðveislutími persónuupplýsinga
Sjálfsbjörg geymir persónuupplýsingar í þann tíma sem nauðsynlegt er fyrir samtökin að hafa þær undir höndum. Bókhaldsgögn eru geymd í sjö ár í samræmi við lög nr. 145/1994 um bókhald. Þegar ekki er þörf fyrir Sjálfsbjörg að hafa persónuupplýsingar undir höndum lengur er þeim eytt með öruggum hætti.
Réttindi þín
Þú nýtur ákveðinna réttinda samkvæmt persónuverndarlögum. Ef þú vilt neyta þessara réttinda þinna hefur þú samband við okkur í gegnum netfangið info@sjalfsbjorg.is. Við höfum einn mánuð til að svara erindi þínu en getum framlengt frestinn um tvo mánuði ef beiðnin er sérstaklega umfangsmikil. Rétt er að taka fram að réttindi þín eru ekki fortakslaus og kunna að vera háð ákveðnum skilyrðum. Hér er að finna yfirlit yfir helstu réttindi þín:
Réttur til aðgangs. Þú átt rétt á að óska eftir aðgangi að þínum gögnum og fá afrit af þínum persónuupplýsingum.
Réttur til leiðréttingar. Þú átt rétt á að fá upplýsingar um þig sem eru rangar og ónákvæmar leiðréttar.
Réttur til eyðingar. Í ákveðnum tilfellum getur þú átt rétt á að þínum persónuupplýsingum sé eytt. Þetta á einkum við í þeim tilfellum þar sem upplýsingar eru ekki lengur nauðsynlegar, þú hefur andmælt vinnslunni, vinnslan reynist ólögmæt, eða ef vinnslan byggir á samþykki sem þú hefur afturkallað.
Réttur til að andmæla vinnslu. Byggi vinnsla okkar á persónuupplýsingum á lögmætum hagsmunum, og þú telur að hún brjóti gegn grundvallarréttindum þínum, þá getur þú andmælt vinnslunni. Við hættum þá vinnslunni nema við sýnum fram á ríkari hagsmuni af því að halda henni áfram.
Réttur til takmörkunar á vinnslu. Í eftirfarandi tilfellum átt þú rétt á að við stöðvum vinnslu persónuupplýsinga:
Réttur til að afturkalla samþykki. Í þeim tilfellum þar sem við byggjum vinnslu á samþykki þínu er þér ávallt heimilt að afturkalla slíkt samþykki. Afturköllun á samþykki þýðir þó ekki að vinnslan sem fór fram áður en samþykki var afturkallað sé ólögmæt.
Réttur til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd. Teljir þú að ekki sé farið með persónuupplýsingar þínar í samræmi við persónuverndarlög átt þú ávallt rétt á að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd (www.personuvernd.is).
Frekari upplýsingar
Hafir þú frekari upplýsingar um hvernig Sjálfsbjörg meðhöndlar persónuupplýsingar þínar getur þú sent okkur fyrirspurn á info@sjalfsbjorg.is.
Endurskoðun
Persónuverndarstefna þessi getur frá einum tíma til annars tekið breytingum í samræmi við breytingar sem verða á viðeigandi lögum og reglugerðum eða ef breytingar verða á því hvernig Sjálfsbjörg vinnur með persónuupplýsingar.